Ser produtivo no trabalho é fundamental para o sucesso individual e organizacional, pois se trata de um reflexo direto da eficiência e eficácia das atividades desempenhadas no espaço de trabalho.
Em nível individual, a produtividade impulsiona o crescimento profissional e o bem-estar, pois quando uma pessoa é produtiva ela consegue realizar todas as suas tarefas com mais eficácia e isso aumenta a autoconfiança e a satisfação no trabalho.
Também é uma forma de promover o desenvolvimento de habilidades, encontrar oportunidades para avançar na carreira e aumentar a motivação.
Para as empresas, a produtividade é crucial para a competitividade e o sucesso de longo prazo. Quando o ambiente de trabalho é produtivo, os lucros são maiores, os recursos são bem utilizados e os produtos e serviços têm mais qualidade.
Consequentemente, o cliente se sente mais satisfeito, além do mais, a produtividade é um fator crítico para inovar e se adaptar às mudanças do mercado.
A produtividade também está relacionada à saúde organizacional, uma vez que equipes produtivas são mais engajadas e menos propensas ao estresse e ao esgotamento.
Pensando nisso, este artigo vai explicar os obstáculos contra a produtividade, como criar um ambiente propício e quais são as ferramentas e técnicas para gerenciar tarefas.
Principais obstáculos da produtividade
Existem diversos obstáculos que podem prejudicar a produtividade no ambiente de trabalho, e entre os principais estão:
- Falta de organização;
- Interrupções constantes;
- Excesso de tarefas;
- Falta de priorização;
- Procrastinação.
A falta de organização pode fazer uma pessoa perder tempo e energia, e para evitar esse problema, uma dica é criar listas de tarefas para estabelecer prioridades e usar ferramentas de gestão de projetos.
Um fabricante de estrutura de aluminio para telhado de vidro, por sua vez, procura criar um espaço de trabalho onde as interrupções são mínimas. Elas podem ser provenientes de colegas de trabalho, redes sociais, e-mails, entre outros.
Para evitar os danos que essas interrupções provocam, é interessante reservar blocos de tempo específicos para fazer tarefas importantes e comunicar a todas as outras pessoas quando estiverem disponíveis.
O excesso de tarefas prejudica a produtividade e ainda reduz a qualidade e a eficiência do trabalho realizado. Os profissionais precisam aprender a manter o foco em uma tarefa de cada vez, pois isso melhora a qualidade e a velocidade do serviço.
Outro erro muito comum de quem não é produtivo é tentar fazer tudo ao mesmo tempo. A melhor forma de lidar com essa questão é identificar as tarefas mais importantes e se concentrar nelas.
Mas a procrastinação costuma ser um dos maiores problemas porque pode fazer um profissional perder prazos importantes. Uma das formas de lidar com ela é a técnica de pomodoro, que envolve trabalhar por períodos definidos e pausas regulares.
Um pet shop leva e traz está sempre atento a outras questões que podem minar a produtividade de seus profissionais, por exemplo, um ambiente de trabalho inadequado.
É fundamental que o local onde as pessoas realizam suas atividades seja organizado e confortável, por isso, é essencial manter tudo em seu devido lugar e escolher mobiliário ergonômico.
Outro erro é acreditar que os profissionais podem lidar com uma grande quantidade de informações, muito pelo contrário, o excesso de informações deixa qualquer pessoa cansada e estressada.
É muito importante usar ferramentas de organização de informações, como no caso dos aplicativos de anotações e gerenciadores de tarefas, assim, o profissional evita o acúmulo de dados no cotidiano.
Muitas organizações investem em treinamento quando percebem que as equipes estão defasadas em termos de produtividade. O treinamento é muito útil porque ajuda no desenvolvimento profissional e pessoal, além de oferecer as habilidades necessárias.
Os líderes também precisam evitar excesso de reuniões e se certificar de que seus colaboradores conseguem equilibrar trabalho e vida pessoal.
Como criar o ambiente ideal
É perfeitamente possível criar o ambiente ideal para manter o foco e a concentração, inclusive para pessoas que trabalham em casa.
Diversos espaços podem ser usados para realizar as tarefas do cotidiano, até mesmo uma sacada. Mas é fundamental adaptá-los para o trabalho, por exemplo, no caso da sacada, pode ser necessário providenciar cobertura de vidro retrátil automatizada.
Assim sendo, é muito importante ter cuidado na hora de escolher o local, pois ele precisa ser tranquilo e confortável, exclusivamente dedicado para as tarefas relacionadas ao trabalho.
O espaço de trabalho precisa estar sempre limpo e organizado, evitando a desordem e mantendo apenas o que é realmente necessário em cima da mesa.
Mas não são apenas elementos físicos que ajudam a criar o ambiente de trabalho ideal, na verdade, o simples fato de desativar as notificações nos dispositivos móveis também ajuda a manter o foco nas atividades.
É muito importante verificar quais são as condições da iluminação no ambiente, inclusive, o ideal é que ele tenha uma boa iluminação natural, pois isso ajuda a manter o estado de alerta.
Muitas empresas, como um fabricante de plataforma pantográfica hidráulica, colocam música ambiente no espaço de trabalho porque isso ajuda a se concentrar.
Quem trabalha em casa pode usar a mesma estratégia, lembrando que a música não pode estar muito alta, pois isso pode mais atrapalhar a concentração do que melhorá-la.
Quem faz home office ou trabalha por conta, além de criar um bom espaço de trabalho, também precisa definir horários. Trabalhar todos os dias no mesmo horário é crucial para se manter concentrado.
Quem trabalha em casa deve avisar familiares e outros moradores do imóvel quando estiver trabalhando e não puder ser interrompido.
Também é importante lembrar que fazer pausas entre as seções de trabalho concentrado ajuda a manter o foco e não sobrecarrega a mente.
Ferramentas e técnicas recomendadas
No dia a dia, tanto um profissional de escritório quanto alguém que fabrica brindes finos para executivos, precisa de ferramentas e técnicas que ajudam a gerenciar as tarefas, priorizar atividades e otimizar fluxos de trabalho.
Existem diversos recursos que podem ser usados para essas finalidades, e entre os principais estão:
Trello
Entre as ferramentas, uma das mais interessantes é o Trello. Ele se baseia em quadros, por isso, o usuário deve criar quadros para seus projetos e tarefas e incluir listas em cada um deles.
Cada tarefa é representada por um cartão que pode ser movido de uma lista para outra, ao passo que o trabalho progride. O profissional também pode adicionar detalhes, prazos, etiquetas e colaboradores aos cartões.
Asana
Esta ferramenta é muito útil para as equipes, pois permite criar projetos, atribuir tarefas para os membros e definir prazos.
O gestor de uma empresa de monitoramento 24 horas residencial também pode estabelecer metas e acompanhar o progresso de toda a equipe. Além do mais, existem recursos de automação para simplificar os fluxos de trabalho.
Todoist
Este aplicativo de lista de tarefas possui interface simples e o profissional pode criar listas de tarefas e incluir datas de vencimento.
Também pode priorizar seus afazeres para organizá-los e integrar esse recurso com outras ferramentas usadas no dia a dia.
Matriz de Eisenhower
Entre as técnicas usadas para otimizar a produtividade no cotidiano está a Matriz de Eisenhower. Ela classifica tarefas em 4 quadrantes, considerando a urgência e a importância de cada uma. Os quadrantes são:
- Tarefas importantes e urgentes;
- Tarefas importantes, mas não urgentes;
- Tarefas não importantes, mas urgentes;
- Tarefas não importantes e não urgentes.
Dentro de uma empresa de serviços de limpeza, as tarefas importantes e urgentes são feitas imediatamente, enquanto as importantes, mas não urgentes são planejadas e agendadas.
Aquelas que não são importantes, mas são urgentes são delegadas para outras pessoas, mas aquelas que não são importantes e nem urgentes são totalmente eliminadas ou adiadas.
Técnica pomodoro
Essa técnica é muito simples e procura dividir o trabalho em períodos de concentração de 25 minutos, chamados de pomodoro, seguidos por uma pausa de 5 minutos.
Depois de 4 comodoros seguidos, o profissional pode fazer uma pausa mais longa, entre 15 e 30 minutos, pois isso ajuda a manter o foco e a produtividade.
Kanban
Um fabricante de tela de proteção para janela basculante também pode usar o método Kanban que utiliza um quadro visual para acompanhar o progresso das tarefas.
Cada tarefa é representada por um cartão que se move de uma coluna para outra, e essas colunas são “a fazer”, “em andamento” e “concluído”.
Considerações finais
Muitas pessoas lutam constantemente com suas rotinas para que possam ser mais produtivas e alcançar bons resultados.
No entanto, é muito comum ver profissionais frustrados porque não conseguem administrar o próprio tempo.
Com isso, eles acabam atrasando tarefas, acumulando afazeres, entre outras ações que acabam prejudicando o desempenho.
Buscar maneiras de aumentar o foco e a produtividade é muito importante para eliminar essas questões, e basta seguir algumas ações simples para transformar a rotina em algo muito mais produtivo.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
